Bawaslu Klungkung Gaungkan Arsip Jadi Budaya Kerja, Bukan Beban Kerja

Semarapura, Bawaslu Klungkung — Arsip mungkin kerap dipandang sebagai pekerjaan administratif yang berada di balik layar. Namun bagi lembaga pengawas pemilu, arsip menyimpan jejak pertanggungjawaban yang dapat memiliki konsekuensi hukum hingga jauh ke depan. Karena itu, Bawaslu Kabupaten Klungkung mendorong pengelolaan arsip tidak lagi sekadar menjadi rutinitas administrasi, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja setiap jajaran.

Pesan tersebut mengemuka dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten Klungkung yang dihadiri Ketua Bawaslu Provinsi Bali I Putu Agus Tirta Suguna, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali Ida Bagus Putu Adinatha, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Klungkung I Komang Gde Wisnuadi, serta jajaran Bawaslu Provinsi Bali dan Kabupaten Klungkung.

Ketua Bawaslu Kabupaten Klungkung I Komang Supardika menyambut hangat kehadiran pimpinan Bawaslu Provinsi Bali dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Klungkung yang hadir untuk memberikan penguatan dalam pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan.

Menurutnya, rapat tersebut menjadi momentum untuk memastikan jajaran Bawaslu Klungkung mampu mengklasifikasikan, mengamankan, serta mengelola arsip aktif maupun arsip inaktif secara tertib.

“Melalui rapat ini kami berharap jajaran Bawaslu Klungkung semakin memahami pentingnya klasifikasi dan pengamanan arsip, baik arsip aktif maupun inaktif,” ujar Supardika di Ruang Rapat Mandapa Sabha Mahottama Bawaslu Klungkung, Senin (10/8).

Ia menambahkan, digitalisasi arsip Bawaslu Kabupaten Klungkung untuk tahun 2025 telah rampung dilakukan dan mencapai 100 persen. Capaian tersebut menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang lebih modern, efektif, dan mudah diakses sesuai ketentuan.

Ketua Bawaslu Provinsi Bali I Putu Agus Tirta Suguna menegaskan, arsip merupakan bagian penting dari kerja kelembagaan yang tidak boleh diabaikan.

“Arsip kadang terlupakan, tetapi memiliki konsekuensi hukum,” tegasnya.

Menurutnya, penataan arsip yang baik justru akan memberikan kemudahan dalam menjalankan pekerjaan. Pengarsipan tidak hanya menjadi tanggung jawab kelembagaan secara umum, tetapi juga menjadi tanggung jawab personal setiap jajaran.

“Bukan hanya kelembagaan, tetapi juga personal harus mengarsipkan. Masing-masing divisi berkepentingan dan memiliki tanggung jawab yang sama untuk mengamankan arsip ini,” katanya.

Ia mengingatkan, persoalan baru akan muncul ketika arsip yang dibutuhkan ternyata sudah tidak ada. Terlebih, terdapat arsip tertentu yang memiliki nilai pertanggungjawaban hingga jauh ke depan.

Karena itu, Tirta Suguna mendorong agar pengelolaan arsip tidak dipandang sebagai beban tambahan.

“Arsip harus menjadi budaya kerja, bukan beban kerja,” ujarnya.

Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali Ida Bagus Putu Adinatha mengatakan, pekerjaan kearsipan memang bukan pekerjaan yang populer. Namun belakangan, kearsipan semakin mendapat sorotan karena memiliki peran penting, terutama pada lembaga penyelenggara pemilu.

Ia mengingatkan bahwa tata kelola arsip yang tidak dilakukan dengan baik dapat menimbulkan konsekuensi hukum, termasuk sanksi denda hingga Rp500 juta sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk itu, pihaknya akan mendorong penataan kearsipan secara berkelanjutan. Menurutnya, diperlukan intervensi melalui kebijakan internal agar pengelolaan arsip dapat berjalan secara konsisten.

“Penataan kearsipan diperlukan untuk menciptakan tertib administrasi sekaligus efektivitas penggunaan tempat,” katanya.

Penguatan tata kelola kearsipan juga mendapat perhatian dari Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Klungkung I Komang Gde Wisnuadi. Ia menekankan pentingnya menerapkan manajemen kearsipan yang modern dan berbasis digital.

“Arsip sangat penting. Tidak ada sejarah tanpa arsip,” ujarnya.

Wisnuadi menyampaikan, Kabupaten Klungkung saat ini berada pada peringkat kedua dalam penilaian kearsipan se-Bali dengan nilai 84,25, sementara peringkat pertama diraih Kabupaten Badung.

Ia juga mengingatkan agar proses pemusnahan arsip dilakukan secara hati-hati dan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Menurutnya, terdapat empat pilar penting dalam kearsipan yang perlu menjadi perhatian, yakni tata naskah dinas, kode klasifikasi, arsip dinamis, dan jadwal retensi arsip.

Selain itu, ia mendorong Bawaslu Klungkung membentuk tim pengelola arsip serta menyiapkan record center sebagai bagian dari penguatan tata kelola kearsipan.

Pengelolaan kearsipan, kata Wisnuadi, tidak berhenti pada proses penyimpanan. Di dalamnya terdapat rangkaian pengelolaan hingga penyusutan arsip yang harus dilakukan secara sistematis. Karena itu, setiap tahapan perlu memiliki progres yang jelas agar tata kelola kearsipan semakin tertib dan terukur.

Rapat tersebut diharapkan menjadi momentum memperkuat komitmen seluruh jajaran Bawaslu Kabupaten Klungkung dalam membangun sistem kearsipan yang tertib, aman, modern, dan berkelanjutan. Dengan tata kelola yang baik, arsip tidak hanya menjadi dokumen yang disimpan, tetapi menjadi bukti kerja dan rekam jejak kelembagaan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Turut hadir dalam kegiatan tersebut Anggota Bawaslu Kabupaten Klungkung Sang Ayu Mudiasih dan Ida Ayu Ari Widhiyanthy, serta Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Klungkung Dewa Ngakan Putu Bagus Yudha Pratama.